Кейс хлебозавода: внедрение электронного документооборота в два раза ускорило согласование договоров
Российская группа компаний «1С-Рарус», которая предоставляет услуги по «1С» для среднего и малого бизнеса, автоматизирует бизнес-процессы и внедряет корпоративные проекты, создала систему электронного документооборота для тульского хлебозавода «Фан Фан Бейкери». Результат не заставил себя ждать: благодаря этому решению на согласование договоров теперь требуется в 2 раза меньше времени, чем раньше.
Обеспечить слаженное взаимодействие
Система электронного документооборота, которую внедрила группа компаний «1С-Рарус» на тульском хлебозаводе «Фан Фан Бейкери», основана на базе «1С:Документооборот». Для заказчика было важно автоматизировать все рутинные процессы, ведь ООО «Фан Фан Бейкери» — высокотехнологичное предприятие по производству замороженного хлеба и каждый год выпускает более 30 тысяч тонн продукции. Хлеб находит своего покупателя в большинстве федеральных и региональных торговых сетей по всей России.
Поле деятельности компании широкое: «Фан Фан Бейкери» обучает сотрудников, обеспечивает логистическую поддержку, контроль качества в торговых точках и вносит свой вклад в устойчивое развитие отрасли.
На предприятии трудятся более 200 человек и со временем назрели административные проблемы: в компании не было единой системы управления договорной работой, сотрудники использовали электронные таблицы и переписывались по электронной почте. Согласование документов требовало массу времени, а отслеживать статус того или иного договора было сложно.
В итоге руководство компании решило оптимизировать рутинные рабочие процессы и внедрить систему электронного документооборота. Реализацией масштабного проекта занялась компания «1С-Рарус», которая уже создавала ECM-системы (Enterprise Content Management) – программные комплексы для управления и организации контента внутри организаций.
За базу новой системы взяли «1С:Документооборот», поскольку это решение поддерживает сложные бизнес-процессы и бесшовную интеграцию с используемой на заводе учетной системой 1С:ERP. В результате работы экспертов «1С-Рарус» за три месяца удалось настроить и доработать систему электронного документооборота под потребности подразделений «Фан Фан Бейкери».
Так, был автоматизирован весь цикл договорной работы – от подготовки проекта до передачи договора в архив. В систему «вплели» маршруты согласования для разных типов документов, а также определили ответственных и разграничили права доступа, настроили управление задачами и поручениями.
Отслеживает исполнение договоров и поступление денег
Благодаря внедрению подсистемы исполнения задач повысилась исполнительская дисциплина, ведь сразу стало ясно, кто и за что отвечает. Задачи теперь выполняются быстрее, а готовность исполнения удается отслеживать благодаря ответственным и контрольным датам. Также внедрили модель управления договорами, теперь в компании действует централизованный учет документов и контроль сроков исполнения даже в самых удаленных подразделениях. Причем, система сама присылает уведомления об истечении срока договора, согласовании, оплате. СЭД адаптирована под интеграцию с учетной программой «1С:ERP Управление предприятием» и платформы обмениваются данными, а сотрудники работают в единой информационной базе.
Как отметили разработчики цифрового решения, созданная система позволила внедрить оперативный контроль и значительно сократить сроки обеспечения производственных нужд. Главное преимущество – все договоры согласуются в два раза быстрее.
Внедрение подобных цифровых решений позволяет «закрывать» множество задач: экономит время и затраты на рутинные административные процессы, облегчает повседневную работу персонала, повышает эффективность работы компаний и способствует повышению производительности и конкурентоспособности предприятий различного профиля в России.
Часть будущей цифровой экосистемы
В дальнейшем разработчики могут автоматизировать согласование не только договоров, но и документов, связанных с приемкой товаров, рекламациями и протоколами, а также использовать ИИ-модули для предиктивного анализа договорных рисков, «связать» цифровое решение с электронными подписями, различными сервисами и внешними контрагентами.
В перспективе автоматизация согласования договоров в России может стать частью единой цифровой экосистемы и стандартом для предприятий пищевой промышленности, агропрома, лёгкой промышленности и производства, что позволит экономить время и повысить скорость операций, транзакций и упростить взаимодействие с контрагентами. Масштабировать цифровое решение «1С-Рарус» и проекты других интеграторов можно и в других регионах России, а также вывести на экспорт в СНГ или страны Евразии, где популярна экосистема «1С».
