Централизованный электронный архив «Росатома» признали лучшим среди корпоративных архивов

Первый среди лучших

Централизованный электронный архив Госкорпорации «Росатом» разделил награду с крупными игроками рынка — архивами Сбербанка и ВТБ, которые также имеют развитую цифровую инфраструктуру. Организаторами конкурса «Лучший корпоративный архив» являются Ассоциация специалистов в сфере управления документами (АСУД) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Среди критериев оценки для проектов конкурентов-участников можно отметить сроки их реализации, производительность и надежность системы, экономическую эффективность, скорость поиска документов.

Хранилище «Росатома» – по-настоящему уникальная для России по своим масштабам импортонезависимая система. Электронные документы на правах подлинников содержатся в ней в течение всего срока хранения, прописанного законодательством, включая длительный (более 10 лет) и постоянный.

Фундамент российской разработки

Централизованный электронный архив «Росатома» базируется на импортонезависимой отраслевой ECM-платформе Атом.Контент. Масштабный проект заказала сама госкорпорация, а претворили его в жизнь и нашли цифровое решение АО «Гринатом» и отраслевые партнеры при методологической поддержке ЧУ «Центратомархив».

Как правило, пользуются архивом сотрудники, которые отвечают за обеспечение оперативного и архивного хранения документов, а также за обеспечение экспертизы ценности документов на уровне отдельной организации отрасли или своего подразделения.

«Новая система позволила перевести взаимодействие с архивами организаций и ведомственными архивами в цифровой формат. С помощью ЕОС ЦЭА автоматизировано распределение документов из отраслевых систем в номенклатурные дела, проведение экспертными комиссиями согласования проектов описей дел и актов о выделении документов к уничтожению. Реализованы механизмы ведения централизованного учета архивных документов всех видов и типов, формирования архивной отчетности в электронном виде. Значительно расширены возможности использования архивных документов. Благодаря внедрению ЕОС ЦЭА архивная функция атомной отрасли перешла на принципиально новый уровень».

Юлия Великая

Директор ЧУ «Центратомархив»

Не случайно электронный архив «Росатома» отметили в числе лучших: по мнению экспертов, в его пользу говорит импортонезависимость системы, применение современных решений в области хранения электронных документов, высокий уровень информационной безопасности, а также его доступность для пользователей.

Гарантирует безопасность и долгое хранение

Выстроенная система хранения документов отвечает всем требованиям Росархива и ГОСТам, а также обеспечивает их сохранность и подтверждение аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования.  Создание российскими разработчиками современного цифрового решения в области архивного дела способствует повышению уровня контроля и надёжности хранения документов в стране. Оно может быть масштабировано государственными корпорациями и крупными образовательными учреждениями – всеми, где люди сталкиваются с задачей длительного хранения документов и обеспечения их безопасности.

Централизованный электронный архив – убедительный пример формирования комплексной импортонезависимой архитектуры корпоративного архива российскими специалистами. Он доказывает, что они могут строить крупные архивные системы, не опираясь на цифровые решения зарубежных компаний.

Расширение географии и рост числа пользователей

Как отметила начальник Управления документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом» Марина Ермакова, признание экспертным сообществом ЦЭА одним из лучших корпоративных архивов страны — высокая оценка работы большой отраслевой команды. Она создала не просто систему хранения, а решение, обеспечивающее юридическую значимость электронных документов на протяжении всего срока их хранения, и гарантировала устойчивость и прозрачность процессов на уровне всей отрасли.

В ближайшие годы авторы проекта централизованного электронного архива могут его усовершенствовать: добавить поддержку новых типов документов, мультимедийных файлов, интегрировать архив с системами электронного документооборота и управления корпоративным контентом. У этого цифрового решения есть все перспективы для дальнейшего масштабирования в других госкорпорациях, отраслевых союзах, а география его использования может значительно расшириться. В интересах пользователей планируется развивать удобные поисковые интерфейсы, аналитику данных, автоматизированное формирование отчётности и другие сервисы.