Мониторинг без бумаг: строительная компания автоматизировала отчетность для налоговой службы
Строительная компания «ЭСКМ» перешла на новый формат работы с налоговой службой. Теперь данные передаются в онлайн-режиме, без бумажной волокиты и лишних проверок. Система сама формирует документы и отправляет их в налоговую службу.
Крупнейшая строительная корпорация «ЭСКМ», работающая на стратегических объектах, перешла на налоговый мониторинг. Вместе с российской ИТ-компанией «Аксиома-Софт» она автоматизировала подготовку и передачу данных в Федеральную налоговую службу (ФНС).
Вся техническая часть построена на двух решениях: учетной системе «1С:ERP» и специальном модуле для налогового мониторинга. Данные компании были собраны в единую витрину, к которой в свою очередь были привязаны электронный архив документов. После этого был настроен прямой канал обмена с информационной системой налоговой службы. Теперь сведения передаются автоматически, без ручной работы и бумаг.
Как было раньше
«ЭСКМ» – это многопрофильная компания с центральным офисом в Краснодаре и представительствами в России и других странах. Она выполняет работы по монтажу, ремонту и наладке электротехнического оборудования на тепловых и атомных станциях, подстанциях и промышленных объектах.
До перехода на налоговый мониторинг взаимодействие с Федеральной налоговой службой шло в рамках традиционного администрирования. Отчетность направлялась через оператора электронного документооборота, ответы на требования налогового органа предоставлялись в электронном виде или на бумаге. Контроль проводился в форме камеральных, а при необходимости – выездных проверок.
Налоговый мониторинг – это совсем другой формат. Налоговая служба получает оперативный и защищенный доступ к данным компании в режиме реального времени. Это снижает необходимость в проведении проверок и позволяет быстрее разрешать спорные ситуации.
Как работает автоматизация?
За основу ИТ-специалисты взяли классическую платформу «1С». Она уже была знакома сотрудникам компании, поэтому переход прошел безболезненно, людей переучивать с нуля не потребовалось. Центральная база, где ведется весь учет, работает на «1С:ERP». Именно на ее основе была собрана витрина данных. По сути, это представляет собой отдельное хранилище, из которого налоговая служба берет нужную информацию.
Затем был настроен автоматический обмен между тремя системами: учетной базой, витриной данных и электронным архивом документов. Все связано через веб-сервисы, то есть программы передают данные друг другу без участия человека. Отдельно была обеспечена работа канала для отправки документов в информационную систему налоговой службы.
Автоматизированы были и ключевые процессы. Данные передаются с проверкой формата, то есть система сама следит, чтобы информация была полной и корректной. Перечень первичных документов формируется автоматически на основе бухгалтерских данных.
Электронный архив синхронизирован с учетной системой: документы прикрепляются в базе, а ссылки на сканы уходят в витрину данных. Чтобы ничего не потерялось, были внедрены регламентные проверки и интерактивные отчеты – они показывают, где именно не хватает сведений.
Что получает бизнес?
В результате такой автоматизации трудозатраты сотрудников и административные расходы сократились на 25%. Трудозатраты в различных подразделениях – на 40%. А получение регламентированной отчетности ускорилось на 15%.
Автоматизация также позволила сократить сроки подготовки информации и ответов на требования, повысить качество и полноту данных, упростить подготовку документов для взаимодействия с ФНС. Для «ЭСКМ» решение создало более прозрачный и управляемый процесс работы с налоговыми данными. Значительная часть рутинных операций теперь выполняется автоматически, а специалист может сосредоточиться на проверке данных и другой работе.
Для крупной компании переход на автоматизацию особенно важен. Ошибка или пропущенный документ, например, из-за человеческого фактора, могут потребовать дополнительного времени на поиск и исправление. Автоматические проверки позволяют обнаружить такие пробелы гораздо раньше.
Что на экспорт?
Такой формат взаимодействия с налоговой службой, безусловно, удобен и экономически выгоден. Могут ли им заинтересоваться за рубежом? Конечно, напрямую схему взаимодействия с ФНС перенести в другую страну нельзя. Все-таки налоговые системы, законодательство и требования к отчетности везде разные. Но это не означает, что опыт проекта нельзя использовать за пределами России.
На экспорт могут быть интересны сами технологии, которые лежат в основе решения. Это ERP-системы, инструменты финансового контроля, электронный документооборот, управление корпоративными данными и интеграционные сервисы. Для российских разработчиков это означает возможность экспортировать накопленные технологии автоматизации корпоративных процессов.
